エクセルを利用した予算管理業務（予算策定）の効率化
- 大手調剤薬局編 -
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| 導入先 | 大手調剤薬局 |
| 導入動機 |
予算策定システム保守運用はシステム開発会社に外注していたが、自社内でのスピード感のある対応を目指し、ユーザ部門でも扱えるようノーコードでカスタム可能なソリューションを導入する必要があった。 あわせて、他のExcel業務も効率的に管理できる仕組みを模索した。 |
| 従業員数 | 1,000名超 |
| 対象業務 | 数百店舗の予算策定、その他エクセル業務全般（予算（予実）管理、人事評価等） |
| 導入期間 | 3ヶ月～ |
課題と導入効果
課題① - Before
システム開発会社への依存
高額な外注費
ERPを利用して予算策定を行っていたが、予算項目や管理指標が変更となるたびに、外注先（システム開発会社）に対応を依頼しており、時間と費用が発生していた。
課題① - After
スピード感のある柔軟な運用
インソースによる外注費削減
予算案や計画はエクセルで作成してからERPへ入力していたため、予算策定はそのまま使い慣れたエクセルを使用する運用へ変更した。
エクセルファイルの変更と、Attack Boardの簡単な設定のみで、予算項目や指標変更等の対応は自社で出来るようになり、費用と時間をかけて外注先へ依頼する必要がなくなった。
課題② - Before
典型的なエクセル業務の問題点
予算(予実)管理をエクセルで行っているが、複数名での共有編集による先祖返りや、ファイル破損による手戻りが発生していた。
課題② - After
ファイル紛失や破損の心配ゼロ
エクセルシートはテンプレートとしてAttack Board内部で管理されるため、最新版の紛失や予期せぬ上書き、ファイル破損の心配はゼロになった。
課題③ - Before
転記・集計に時間とコストが発生
転記・集計ミスが多発
部署毎に入力された大量のエクセルシートを、エリア別に全社用のエクセルシートに集計し直すのに時間を要し、残業コストも発生していた。
課題③ - After
転記・集計の自動化による精度向上
管理者向けレポートも自動作成
各部署からアップロードされたエクセルシートは、集計ルールに従い自動集計されるため、転記・集計作業は不要となった。
管理者向けのレポートもリアルタイムで出力されるようになった。
課題④ - Before
各種資料の提出状況の把握が困難
担当者の作業忘れ、抜け
各種報告資料の提出状況の管理、把握に手間がかかる。提出状況をチェックして個別催促しているが、管理者の負担が大きい。
課題④ - After
提出状況の把握と管理が容易
タスク管理機能による自動通知
タスク管理機能により、作業指示からメッセージ通知、差し戻し処理を実現。タスクの進捗を一覧できるので、提出状況の把握、フォローが容易になった。
Attack Board（集計名人アタボー5®）ご利用イメージ
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予算管理に使っているエクセルシートをテンプレートとしてAttack Board（集計名人アタボー5®）へ登録。
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会計システムから取得した前年実績データを取り込み、タスク管理機能にて、各部門がダウンロード出来るように設定。
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各部門ではダウンロードした従来通りの予算シートへ売上目標、経費目標を入力し、申請（アップロード）を行う。
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申請状況は、Attack Board（集計名人アタボー5®）上で把握でき、画面上で把握でき、申請された内容は上位部門にて精査し、Attack Board（集計名人アタボー5®）画面から「承認」 or 「差し戻し」の処理を行う。
